一个会议，如果参会人员复杂，议题不明确，甚至是很多人员开会前都不知道有哪些事要议，会议组织者需要经常问“哪位还有什么事……”这种会议就是毫无准备的会议，最终也不会有实际的“产出”，只会使企业效率下降、管理成本增加，那么如何做好会议管理呢？

图片

以下是三星集团高效的“会议文化”管理体系，非常具有参考意义。

会议管理：三个要求

要求一：会议内容必须联系工作 (3W流程)

三星认为，周会、月会、例会等许多会议如果不能真正反映到工作中，会议也就失去了意义。

三星将会议内容整理成单词（Word），让会议不仅仅停留在会场中，而是穿过窗口 (Window)传达给会场外的相关者，并努力反映在其工作（Work）上，使会议成为推动工作不可或缺的要素，才算产生了会议真正的效果。

要求二：不开无准备之会

会议组织者的准备 (5W1H)

Why：寻求为什么必须召开会议，是否有开会之外的也能解决问题的其它途径。

What：对议题是否符合会议目的进行检查。

Where：对是否有能够容纳所有人的场所进行确认。

When：会议定在什么时间？对是否很好地遵循时间进行确认。

Who：让适合议题的人出席会议。

How：对得出符合议题的结论如何进行推广。

会议主持者十项确定

1. 确定好会议的目的和类型了吗？

2. 确定好会议的议题、日期、时间了吗？

3. 确定好会议参加者了吗？

4. 准备会场和各种备置用品了吗？

5. 准备好要分发的资料了吗？

6. 充分修饰会议前半部分了吗

7. 会议顺利地进行了吗？

8. 充分概括出结论了吗？

9. 得出令人满意的结论了吗？

10.  分发会议录并在会议录中公布下次会议的主题了吗？
    

与会者六项会议准备

1. 充分确认会议目的和议题；

2. 以自身的经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商；

3. 对议题进行分析，讨论其中的问题是什么；

4. 试着寻求问题的解决对策；

5. 试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动；

6. 自己的资料准备和草稿，如有必要，也复印一下其他人的资料。
   

要求三、必须得出结论

三星认为，如果在会议结束之后还询问“会议召开得怎么样？结论是什么？”那么，这种消耗大量时间的会议就可以被称做无用之物。

也就是说，在结束会议时也得不出结论，只好将议题推迟到下一次会议，这样的情况是很多的。这是因为，不管是怎样热烈地交换意见， 如果连一个具体的意见也没有采用就结束了会议，那么该会议就无异于失败。

会议中最重要的是结论。因此，对于会议的目的就是得出结论这一点，所有参加者都应当切实产生认同感。“是因为什么目的而被召集的？如果不对其做出决定，就没有理由召开会议。”

高效会议管理要素

1、凡是开会，必有准备

在三星，“永远不开没有准备的会议。”与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。

2、凡是会议，必有主题

在三星，“开会必须有明确的会议目的， PPT前三页必须显示会议主题。”会议的主题，要事先通知与会人员。

3、凡是会议，必有纪律

在三星，每次会议都会设一名“纪律检查官”（一般由主持人担任）。在会议前宣布会议纪律， 对于迟到要处罚，对于不按流程、发言带情绪的要提醒，对于开小会私下讨论的要提醒和处罚， 对于会议上发恶劣脾气和攻击他人的行为要处罚。

4、凡是会议，必有议程

会议运营人员要在会前把会议议程书面发给参加会议人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作，每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈。

5、凡是会议，必有结果

开会的目的是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费。会议决议要形成记录，并当场宣读确认。没有确认的结论，可以另外再讨论；达成决议并确认的结论， 马上进入执行程序。

6、凡是开会，必有训练

会议难免有意见不一或争论，如果处理不好，就会影响会议效果，适当注意一些技巧，就可以规避这个问题，例如：

要尽量做到会上公开表扬，私下批评；

在会议上就事论事，对事不对人；

对意见不同者也要注意措辞；

有时候要采取民主集中模式，开放心胸，容纳意见，不要被自己先前的立场所左右；

不要将你的结论强加于人……

7、凡是开会，必须守时

开会一定要准时，并要求对每一个议程设定大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论，可暂时放一下避免影响其他议题，如果某个议题必须要有结论，会前要通知与会人员。

8、凡是开会，必有记录

要有准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，各项决议要有具体的执行人员及完成时限，如果此项决议需要多方资源，一定要在会议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议完成。

9、凡是会后，必有追踪

“散会不追踪，开会一场空”，加强稽核检查，建立会议事后追踪程序，会议的每一项决议都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整，确保每项会议决议都能够完成。

10、会议公式

开会+不落实=0

布置工作+不检查=0

抓住不落实的事+追究不落实的人=落实

会议对企业很重要，这是不可否认的。但每一个企业员工都是有成本的，开没有价值的会显然是对时间和人力的巨大浪费。因此企业做好会议管理，是使企业走上规范化管理的重要一步。

鲸会务是腾讯全资的一站式数字会议管理系统，提供会议管理、会议建站、大屏互动、在线直播、云展会、数字营销等会议SaaS系统服务。大家可以点击鲸会务 访问官网，领取免费试用哦~