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前些日子，我出席了一场高峰论坛，遇到一位多年未见的朋友。
十多年来，这位朋友持续专注于企业家传记和商业史的研究和写作，创作了数部经典作品，积累了不小的个人名气。
我有意与他商谈商业史方面的知识，于是约他小酌。这期间呢，朋友聊到了自己写书创作时的得失，以酒代茶，侃侃而谈。
我问他：“创作一部作品，最难的环节是什么？”
他略微思考后，回答：“缺乏以事实为基础的素材。很多时候，我们围绕一个主题，采访当事人，当事人凭记忆，口述内容。
但历史学家通常认为口述史极不靠谱，里面掺杂着个人主观认识，模糊记忆，甚至胡编乱造。”
这样的现象并不少见，我们很多企业都不够重视经营过程中一手档案的收集和存储。这方面我们需要向先进的企业学习，包括国企。
大部分国企都设置有档案室，配备了专职档案人员。有些企业甚至已经进行了档案的数字化工作，建立了类别齐全的数据库，十分方便查阅和利用。
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诶，有企业家朋友们就要问了：“档案到底对于企业而言，有什么重要作用呢？”
我来给大家科普一下。
档案最基本的功能，存史功能。
是我们企业经营活动的真实记录，能如实反映了企业组织沿革、企业文化传统、人员、业务及财务状态。
另外呢，档案还是知识管理的前提。
打个比方，在企业销售团队中，每个销售人员都各有所长，有的开发客户很厉害，有的客户关系维护得很好，有的擅长制定销售策略。
将这些销售技能萃取出来，整理成资料归档在企业档案中。
不但打造出企业独一无二的销售培养体系，快速复制销售铁军，还可以提前预防因人员离职带来的资料外泄的问题。
另外，销售资料的存储和反复锤炼、重复学习，还能帮助企业避免犯错，优化出最优销售路径，进而提高企业销售水平和业绩增长。
在当下的数字化时代，各类机构生成的档案正在快速数字化，更加助力企业进行知识管理。数字化也为企业档案开发和利用，提供了更加便捷的途径。
最后呢，档案是一部原汁原味的企业史。
在恰当时机，我们就可以依据档案，加工成企业史。
况且，在丰富的档案资料的基础上，创作的企业史或商业传记，会更加真实、丰富、客观，也会吸引更广泛的读者阅读和传播。
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当年，吴晓波团队用了5年时间创作《腾讯传》，为什么花费这么多年？
麻烦就在档案方面，当时，所有的资料不是找不到了，就是散落在当事人的电子邮箱里。
吴晓波的创作团队不得已在腾讯的“邮件海洋”里畅游了五年，当然，还好，最终《腾讯传》不负众人所望。
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其实呢，管理好档案并不难，企业可以花费最少的成本，甚至不用增加专业人员，搭建一个简易的、但可以满足大多数需要的档案管理系统。
首先，需要“一把手”重视。
尤其是中小型企业家应该重视档案的征集和开发。
档案不仅体现了企业的发展脉络，也记录了个人的思想、行动和决策。况且，档案是不可再生资源，过后难以弥补。
再者，需要明确职责。
档案有关职责通常划归总裁（总经理）办公室或行政部，而办公室主任或行政总监肩负主管领导职责，部门文员或秘书承担相应的日常工作。
在这些职责里，办公室或行政部应该牵头组织编写年度大事记、制度汇编、人员专访、重大专案等工作。
还可以参考国家档案局发布的《企业档案管理办法》和《档案工作标准汇编》，规划企业档案征集范围，设置档案存放空间。
通过精英俱乐部和月度、年度分享的方式，不断地萃取和沉淀经验，同时逐步开发成工具，利用系统工具作为载体，并且形成一套知识经验沉淀的内容体系。
集团旗下的全资子公司我们在线已经打造了一套《如何让企业的每个人都成为金牌销售》的课程。
同时，搭建了“金牌销售经验管理平台”方案，可以帮助更多的企业萃取各个岗位的经验和智慧，这些档案可以是音频、视频、文字或者图片各种方式。
好了，以上就是今天单仁行的全部内容了，古人云以史为鉴可以明得失，每个企业家都应该在历史上，留下属于他的一笔色彩。
大家对于档案管理有什么新的心得和体会，在下方跟我们留言，祝您的企业能够创造辉煌，史书留名。
