高效管理时间的秘诀,就在这3个清单

L先生说 | Lachel
2018-7-6 10:05 16653


前段时间,在我的社群里,有小伙伴私信问我:
“L先生,您平时要做的事情那么多,就我们所知,就有写公众号,回答知乎,管理社群,还有工作和家庭,您是怎么完成这么多事情的?”
我告诉他:其实远远不止这些,我还同时在写着两本书,谈着一个节目,写着五六个平台的约稿,开知乎Live,开讲座,每天要应付各种合作需求,还有阅读和学习……等等。
恰好,最近稍稍有些闲暇,把自己的时间管理系统重新整理了一遍,于是,打算正式回答一下这个问题。
希望能帮到每一位,觉得时间总是不够用的朋友。
我的时间管理系统,由两部分组成。
一是「工作管理」部分。这部分在我的讲座「极简高效的工作管理法」里面,讲得很清楚了。
二是「生活管理」部分。也就是如何高效利用时间,在最短的时间内,做完尽可能多的事情。
我采用的工具,也非常简单,就是普通的待办清单(To do List)工具。只是在清单的划分上,与其他人有些稍微的不同。
我把它叫作「AFD」方法——也就是三个清单:执行(Action),聚焦(Focused),成就感(Dessert)。
网上有许多To do List工具。比如最有名的三剑客:Todoist、滴答清单、奇迹清单。无论你用的是哪一款,都适用这套方法。
甚至,即使你用OneNote或者印象笔记,乃至Excel,都可以。

下面详述。
第一个清单:
执行清单(Action)
很多人做To do List,就是简单地罗列出自己每天要执行的事情。比如下面这样:
到超市买苹果
交报告给老板
完成方案第二版
完成文章「为什么一瓶水可以卖到180元」
……
不知道你有没有发现,这些任务中,其实存在一个问题:
它们的「颗粒度」是不一样的。
具体来说,「到超市买苹果」,就是一个非常明确、简单的行动——你不需要思考「买什么」「去哪儿买」「怎么买」,它所占用的「认知资源」是非常少的。
同理,「交报告给老板」也是一个非常简单的行动:发邮件,上传附件,发送,搞定。
但是「完成方案第二版」和「完成文章」,就没有这么简单了。
完成方案,可能包括理清逻辑、搜集数据、填充内容、制作图表、排版优化……完成文章,可能包括搜集论据、搜集资料、撰写大纲、准备案例、完成全文、修改……诸如此类。
它们并不是可以一步完成的工作。
如果我们按照这种方式划分To do List的话,就很容易产生一种情况:当我们看到这些任务的时候,会瞬间产生一种迷惑:
我做到哪里了?
我的思路是什么?
我还需要做些什么?
这会给我们带来「认知负担」。
不要小看「认知负担」——实际上,为什么我们经常会拖延?正是因为,这些认知负担,使我们产生了这么一个潜意识:
「这是一个复杂的任务,我没法立刻开工,我需要先理清思路。」
这就导致了,我们去完成它的「动力」被削弱,而「阻力」却提升了。
实际上,我们大脑的逻辑是非常简单粗暴的:我们倾向于去做简单的、不需要太多思考的事情;而排斥复杂的、需要大量投入的事情。
所以,我不会在To do List里面写诸如「完成文章」这样的内容,而是会这样分解:
在Google学术上以xx为关键词搜索论文;
读完10篇论文,印证和完善核心观点;
列出文章大纲;
准备案例(可考虑xx、xx、xx和xx,不少于3个);
……
每一条细分任务,不但会分拆到最小的操作步骤,明确「我要做什么」,而且会写得非常具体:数量,目的,关键词,等等,都不会落下。
这样的好处是什么呢?当我看到这条任务的时候,我就可以立刻去执行,不需要一丝一毫的延误,也就完全排除了大脑产生「这个任务很复杂,先做简单的吧」这种念头的机会。
在我的To do List上,我会专门开一个清单,将所有安排在今天的任务细化、分解,列出可以直接去执行的事项,让自己专注在行动上。
如何控制自己的念头,不要拖延?很简单,就是专注在执行上,不给它分心的机会。

第二个清单:
聚焦清单(Focused)
很多人对「休息」有一个误会:休息,就是好好睡一觉,让精神得到恢复,减少身体的负担。
其实这是不对的。
对于体力劳动,睡觉是最好的休息方式,因为可以让肌肉得到放松。但对于脑力活动,睡觉能起到的作用是有限的。
更好的方式,是调整你的聚焦点,切换到不同的工作上,激活大脑的另一块区域。
为什么呢?
你要知道,经历一段高强度的工作之后,使我们感到疲劳的,并不是因为我们的能量损耗——实际上,有研究表明,大脑在高速运行时,其耗能并没有比休息时高出很多,甚至可以说没有太大变化。
使我们感到疲惫的,是对于这项工作的新鲜感减弱,导致我们去处理它的意愿降低。
人是一种极端需要「新鲜感」的事物。长时间思考同样的内容,会抑制大脑的活动,让人感到厌烦、疲倦、昏昏欲睡,乃至无法集中注意力。
很多人在这个时候,会以为自己困了,睡一觉就好。但其实,睡觉起到的作用,不是恢复精力,而是将这部分工作暂时从大脑中清除出去。等到睡醒重新工作时,它对我们来说,又是一项「新鲜的」工作了。
所以,更好的方法,是在你感到疲劳时,及时切换出去,去思考别的工作,做别的事情——哪怕这件事情同样也是高强度的。
这个方法,叫作分段工作法(莫法特工作法)。
我会建立一个清单,专门用来存放两个东西:
一是那些重要的、亟待解决的问题;
二是正在研读和学习的论文、书籍等。
每当我工作累了,我就打开这个清单。一方面站起来走走、喝点东西,散步,一方面在脑子里思考这些问题。比如:
可以在社群里搞些什么活动?
下一期节目里面,要放哪几个信息点?
下次可以给读者们什么福利?
今晚吃什么?
或者,打开之前没读完的书和论文,继续读下去,做笔记,整理逻辑和知识结构。
这非常有效。通常,过一段时间,等大脑又感到疲倦了,再重新回去完成前面的工作,思维会格外清醒。
甚至,能够重新从别的角度去审视,发现一些之前没有注意到的毛病。

第三个清单:
成就感清单(Dessert)
我相信,你一定经历过这样的时刻:觉得厌烦、无聊,提不起精神,不想动脑子,无论是「Action」还是「Focused」里面的事情,一点都不想干。
这是很正常的。每个人的精神状态,总有低谷的时候,我自己也是。
但如果任凭这种状态持续下去,显然会严重影响效率,怎么办?
我的方法就是:事先做好一个「Dessert」清单,在里面放一些非常简单、无需动脑、没有时间限制的小事,比如:
整理书桌;
整理电脑文件夹;
搜集图片;
下载资源;
……
诸如此类。
当精力处于低谷、不想思考时,就打开这个清单,逐一去完成。
一方面,这可以最大限度地利用时间,将这些不重要的小事分别做好。
另一方面,当你一项一项完成掉它们的时候,会慢慢积累「成就感」。
这种成就感,正是帮助你摆脱这种状态,让精神状态回到正常水平的最好武器。
通常,在做完2-3项「Dessert」之后,状态就可以回到一个不错的水平,开始去着手完成更重要的任务了。
与此同时,在做「Dessert」的时候,由于它们是完全机械、无需动脑的,思维会处于一个自由的状态。在这个状态下,可以放任它自由联想,也许会产生一些有意思的点子,也说不定。
等到状态回升,再把这些点子记下来,又是一种积累。
如果你觉得这套方法有用,不要拖延,马上行动,调整你的待办清单吧。希望能带给你切实有效的效率提升。

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